Microsoft Word
Att ta anteckningar och dela information är något jag verkligen brinner för. Att sitta i möten utan att få något konkret med sig är inget alternativ för mig. Jag engagerar mig starkt och dokumenterar noga så att jag efter mötet kan dela med mig av insikterna och följa upp på överenskommelserna. Mina mötesanteckningar hamnar oftast i Word, speciellt när externa parter är inblandade och inte har tillgång till våra interna system. Word ger mig möjligheten att skapa strukturerade dokument med rubriker, text och till och med variation i font och färg för att tydligt kategorisera och markera viktig information.
Jag har märkt att Word har blivit mer användarvänligt när det gäller att integrera bilder i textdokument, vilket gör det enkelt att skapa kreativa och inspirerande dokument. Till exempel, när jag skapar affärsförslag, blandar jag insiktsfull information med scenarier och grafer för att visualisera texten. Jag använder textrutor för att placera information till höger och infogar grafer till vänster genom att ange relevanta datakällor.
Ett exempel på hur jag använder Word är när jag sammanställer underlag för dialog med en bank om extern kapitalsanskaffning. Kollegor skickade sina insikter från olika delar av verksamheten, i olika format som Excel-ark. Jag använde Word för att sammanfoga dokumentet genom att börja med rubrikerna och sedan ta läsaren från ett övergripande perspektiv till detaljerna. Jag betonar vikten av att hålla rubrikerna generella för att sätta kontext för brödtexten. Om jag till exempel använder rubriken 'Försäljning via samarbetspartner' förstår läsaren direkt att texten handlar om fler bolag än det jag representerar.
För att skapa struktur i dokumentet använder jag Word-funktioner för att definiera olika texttyper som 'normal', 'Inget avstånd', 'Rubrik 1', osv. Det ger mig möjlighet att enkelt organisera och till och med dölja delar av brödtexten. Jag rekommenderar också att bli bekant med versionshantering för att undvika otydlighet om förändringar görs. Att kunna backa till en tidpunkt där dokumentet kändes bra är ovärderligt.
Om flera personer ska jobba i dokumentet är det smidigt att använda Onedrive så att alla har tillgång till samma dokument i realtid. Det är också viktigt att spåra förändringar och vara medveten om att ta bort dem innan man delar dokumentet i PDF-format. Jag har sett dokument fyllda med kommentarer och struken text, vilket kan förvirra och skapa missförstånd. En tidigare chef lärde mig att utan dokumentation finns ingen historia. Så kom ihåg att dokumentera mycket för att kunna följa upp och bevara din historia korrekt.
Användningsområden där jag nyttjar Microsoft Word:
- Mötesreferat
- Åtgärdslistor
- Skapa innehåll för hemsida, sociala medier
- Innhåll till e-post innan jag ska skicka
- Samla länkar till viktigt innehåll
- Affärsupplägg
- Kvitton
- Kostnadsutlägg
- Veckorapport
- Beslutsunderlag till styrelse
- Beslutunderlag till ledningsgrupp
- Personligt brev
- CV
- Sammanfattning analyser
- Sammanställning budget med förvaltningsberättelse
- Policys
- Riskhantering
Var inte rädd att dela eller kommentera den här informationen och berätta gärna för oss hur du använder Microsoft Word för att skapa innehåll och dokumentation.